Einreichsysteme
Wir bilden Ihre Workflows und Prozesse als Webapplikation ab.
Seit 2004 entwickeln wir für unsere Kunden Anwendungen, über die sich Interessenten für Förderungen bewerben oder an Wettbewerben teilnehmen können. Diese Systeme beinhalten i.d.R. eine Benutzerregistrierung inkl. Profil-Management und die Möglichkeit in einem oder mehreren Calls (Ausschreibungen) Projekte anzulegen.
Die Struktur dieser Projekte orientiert sich an den Richtlinen der jewiligen Ausschreibung und wird vom Kunden vorgegeben. Im Allgemeinen handelt es sich dabei um mehr oder weniger komplexe Formulare, die in einzelne Kapitel unterteilt werden können. Für die einzelnen Felder dieser Kapitel wird festgelegt, ob sie optional oder verpflichtend auszufüllen sind und ob eine Validierungsregel für das Feld angewandt wird (um Falscheingaben zu vermeiden). Es wird auf Feld- und Kapitelebene visuell Feedback gegeben, ob die Angaben ausreichend sind, oder ob noch etwas fehlt.
Sobald alle Kapitel vollständig ausgefüllt wurden, kann das Projekt eingereicht werden. Der Einreicher kann das Projekt nach dem Einreichen i.d.R. nicht mehr verändern, sondern bekommt dieses als PDF zum Download angeboten.
Die für die Ausschreibung zuständige Person sichtet nach dem Erreichen eines Stichtages die eingelangten Projekte und führt gegebenenfalls einen Formalcheck durch. Danach können die Projekte einzelnen Gutachtern/Juroren zugeordnet werden, die die Eingaben bewerten. Nach dem Bewertungsprozess wird eine Liste der bewerteten Projekte erstellt, in der (z.B. als Ergebnis einer Jurysitzung) entschieden werden kann, welche Projekte gefördert werden (bzw. Preise gewinnen).
Der Einreichprozess kann sich über mehrere Phasen erstrecken, am Ende einer jeden Phase kann eine Shortlist definiert werden, um jene Projekte zu kennzeichnen, die in die nächste Phase aufsteigen.
Die Kommunikation läuft gänzlich über das Einreichsystem und kann über einen integrierten HTML-Editor mit der Möglichkeit, die Mails über Platzhalter zu personalisieren, individuell gestaltet werden.
Es besteht die Möglichkeit, für diese über das System versandten Email Lesebestätigungen anzufordern.